A Relação Cliente-Fornecedor em SMS

A importância de SMS nas relações empresariais

A gestão de Saúde, Meio Ambiente e Segurança é uma parte importantíssima da relação entre empresas clientes e fornecedores. Nos dias de hoje, nenhuma empresa séria admite passivamente estar envolvida em acidentes, incidentes ou eventos que resultem em danos ambientais. As razões para isto são muitas: preocupação com exposição negativa na imprensa, prevenção de multas e punições governamentais, custos com seguros e compensações e por aí vai.

Influência em Fornecedores

Estabelecida a importância das questões de SMS nas relações comerciais entre as empresas, fica bastante clara a necessidade de serem estabelecidas formas concretas de exercer influência entre estes atores. Normalmente, a influência do cliente sobre o fornecedor costuma ser mais significativa, pois este detém o poder na relação, visto que o objetivo final de qualquer empresa é ganhar dinheiro através do fornecimento de seus produtos ou serviços. Isto só é possível quando o cliente decide que estes produtos ou serviços valem a pena. Simples assim.

Existem duas maneiras de se exercer influência em fornecedores: estabelecimento de critérios de conformidade regulamentar e exigência de comprovação da aplicação de um sistema de gestão. As duas maneiras podem ser usadas de maneira conjunta ou isolada e, normalmente, a exigência de conformidade precede a exigência de um sistema de gestão. Isto ocorre pois parte-se do princípio que o atendimento legal é obrigação de qualquer empresa (e é!). É sabido, porém, que a manutenção da conformidade a todos os regulamentos de saúde, segurança e meio ambiente existentes na legislação brasileira é difícil e cara. Torna-se necessário portanto deixar explícito em contratos e documentos de apoio a necessidade da empresa fornecedora estar comprometida a cumprir com todos os regulamentos necessários. Este cuidado é especialmente importante nos casos de prestação de serviços, devido a uma verdade jurídica bem conhecida por qualquer advogado: a corresponsabilidade do contratante em relação às ações ou omissões de seus contratados.

Estabelecida via contrato a necessidade de atender aos requisitos legais aplicáveis, gera-se a necessidade de conferir se estes requisitos estão de fato sendo atendidos. O que abre as portas para auditorias na empresa fornecedora por parte do cliente.

Empresas mais sofisticadas exigem de seus fornecedores que estes tenham sistemas de gestão compatíveis com os do cliente. Esta aderência somente pode ser comprovada através de auditorias feitas pelo cliente no fornecedor ou, no jargão do ramo, “auditorias de 2a parte”.

Auditoria: Peça Fundamental

Há um ditado comum no meio industrial que diz que “Confiar é bom, Conferir é melhor”. Não sei o autor, mas concordo plenamente! Este é exatamente o caso na relação cliente/fornecedor entre empresas. A única forma de garantir que o fornecedor conhece e respeita todos os requisitos legais aos quais está sujeito é auditando. O fato de que “obedecer às leis é uma obrigação” não exime o cliente de ser arrolado junto com fornecedor em um eventual processo ambiental ou trabalhista. A única defesa possível neste caso é demonstrar que havia preocupação em exercer influência positiva sobre o fornecedor.

Guerra ou Aprendizado

A efetiva execução de auditorias costuma se complexa em função choque de culturas entre as empresas envolvidas. Usualmente o cliente tem uma Cultura de SMS mais desenvolvida, mas nem sempre é este o caso.

Quando há um nivelamento entre as culturas das duas empresas, ou seja, ambas são compatíveis, o choque é menor e somente haverão conflitos caso os profissionais envolvidos tanto nos papéis de auditores quanto de auditados os gerem em função de eventual inabilidade de relacionamento. Do contrário, é oportunidade de aprendizado mútuo.

Quanto a cultura do cliente é muito superior à do fornecedor podem ocorrer uma de duas coisas: resistência às mudanças que serão provocadas pela melhoria da cultura provocada pela influência do fornecedor ou gratidão e aprendizado por parte do fornecedor. A primeira situação é bastante frustrante para ambos os lados pois não compreensão e tampouco valorização do que o outro lado está fazendo. De um lado o cliente quer que as condições do fornecedor melhorem e se frustra com as negativas ou com a dificuldade que este demonstra em entender o que se quer. De outro, o fornecedor enxerga com muita clareza que muito provavelmente as mudanças provocadas pela influência representarão custos ou complexidade adicionais aos seus processos. A maneira encontrada pelos fornecedores de contornar esta situação é através da imposição de multas e punições ao fornecedor. Antipático porém efetivo. Mesmo a contragosto, os fornecedores renitentes acabam por se deixarem influenciar pelos clientes. No caso em que há aceitação da influência por parte do fornecedor, este se beneficia com uma consultoria gratuita, ainda que muitas vezes indesejada.

A situação em que a cultura de SMS do cliente é superior ao cliente apresenta dificuldades específicas pois é muito difícil (em minha opinião) que o cliente admita este fato e, ainda que o admitir, este ainda é o lado mais poderoso na relação e pode tentar impor seus conceitos ao fornecedor. Nos casos mais gritantes o que acaba acontecendo é o fornecedor desenvolver sistemas híbridos em sua gestão: uma parte do sistema para obter resultados e outra, normalmente ineficaz, somente para “mostrar ao cliente X”. Nestas situações, há grande desperdício de recursos e falta de confiança na relação entre os profissionais de SMS das empresas envolvidas: Uns por recusarem-se a admitir que existam formas de trabalho mais eficazes do que as que conhecem e praticam e outros por verem-se frustrados e obrigados a executar atividades que julgam não agregar valor.

A avaliação do nível de compatibilidade cultural entre as empresas é bem difícil. Requer serenidade e conhecimento específico sobre o que é uma boa cultura de SMS e uma boa vivência em empresas que tenham boa cultura. Mesmo aplicando as mais avançadas pesquisas de clima organizacional e etc, somente a experiência permite sentir uma Cultura de SMS positiva e madura. Mais difícil ainda é compatibilizar as demandas de um cliente imaturo frente a um fornecedor que tenha uma gestão de SMS mais sofisticada e eficaz. Quase impossível é ver estas diferenças a partir do lado menos desenvolvido da equação, pois o ego dos profissionais envolvidos costuma condicionar suas percepções.

O melhor dos mundos neste caso é estabelecer diálogo franco, aberto e sem preconceitos ou ideologismos entre os profissionais envolvidos. Só assim é possível transformar a potencial guerra de egos em oportunidade de aprendizado para todos os envolvidos.

Padrão de Gestão: Um caminho eficaz

Uma forma de amenizar os conflitos potenciais é estabelecer nos contratos de fornecimento a necessidade da adoção de Sistemas de Gestão padronizados. Destes os sistemas baseados em ISO 14001 e OHSAS 18001 são os mais conhecidos.

Com seus requisitos padronizados fica mais fácil demonstrar a conformidade de uma empresa e, se bem aplicado, o sistema de gestão traz resultados que deixam todos felizes.

Condições de Fornecimento

Há um caso bem específico a ser tratado em relação a interações entre clientes e fornecedores. Em alguns raros casos, é o fornecedor quem dita as regras de SMS. Isto ocorre quando o produto ou serviço a ser fornecido exige condições especiais de segurança ou meio ambiente. Nesta situação a cobrança do fornecedor ao cliente costuma ser muito bem documentada e específica, detalhando exatamente os pontos a serem garantidos. Como ainda assim o poder da relação está como o cliente, raramente há auditorias.

Conclusão

Como visto, embora a conformidade legal em relação a requisitos de SMS seja de fato “mera obrigação”, a garantia efetiva deste atendimento costuma ser difícil e cara. Muitas empresas acabam por negligenciar este aspecto de seus negócios e acabam por expor seus clientes a penalidades e prejuízos. A única forma eficaz de garantir a conformidade legal é auditando, o que pode se traduzir em excelentes oportunidades de aprendizado aos dois lados.

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