Aplicação de Sistemas de Gestão para SMS

Precisa de Sistema de Gestão para SMS?

Muitas vezes, nos deparamos com algum ceticismo quanto à real necessidade de se ter um sistema de gestão aplicado à Saúde, Segurança e Meio Ambiente. As razões por trás deste ceticismo normalmente são o custo envolvido na implementação e operação deste sistema e a noção de que estes assuntos já são tão regulamentados ou “óbvios” que a alocação de recursos específicos para gerenciá-los torna-se desnecessária. As principais fontes destas desconfianças costumam ser os gestores/empresários mais antigos ou aqueles muito novos. Ambos já “sabem tudo”.

A área de SMS (Saúde, Meio Ambiente e Segurança) realmente é bastante regulamentada e um sistema de gestão que conte com os controles burocráticos e com os profissionais necessários ao seu bom funcionamento realmente tem um custo razoável. Não há como negar isto.

Ao longo deste artigo, serão discutidos os prós e contras da aplicação de um sistema de gestão de SMS a uma empresa e ao final concluiremos quanto à validade de se aplicá-lo ou não.

O Sistema de Gestão

Primeiramente, temos que definir claramente o que é um Sistema de Gestão. Embora existam normas descrevendo detalhadamente o que sejam sistemas de gestão de SMS, ainda há muita confusão em torno do assunto “sistema de gestão” em geral. Uma boa explicação pode ser encontrada na Wikipédia. De acordo com este artigo da Wikipédia, uma simplificação exagerada da definição de Sistema de Gestão é a aplicação do ciclo PDCA – Plan, Do, Check, Act ou, em Português: Planejar, Desempenhar, Conferir, Ajustar. O ciclo PDCA nada mais é do que uma tática de planejamento e execução de atividades de forma sistemática.

Levando em consideração o ciclo PDCA e passando um pouco ao largo das definições clássicas da ISO 14001 e OHSAS 18001, extremamente válidas e conceituadas, tomaremos a liberdade de explorar o assunto de uma forma mais leve e abrangente.

Um SISTEMA DE GESTÃO é um MODELO TEÓRICO de como um negócio deve funcionar. Sim, SMS é negócio, uma parte ou um tipo de negócio, com clientes, fornecedores, processos, regras e restrições que devem ser compreendidas e tratadas adequadamente. Uma forma bacana de representar tudo didaticamente é através de MAPAS DE PROCESSO. A seguir apresentaremos UM MAPA DE PROCESSO bem simples.

Um sistema compreende TODOS os processos individuais devidamente conectados em um SISTEMA onde, em várias situações a SAÍDA de um processo é a ENTRADA do outro. Quando se consideram todos os processos existentes dentro da gestão de SMS, pode ficar bastante complexo….

Um ponto importante da confusão em torno do assunto é a interpretação errônea provocada pela suposição de que a palavra SISTEMA, neste contexto, indique o uso de algum recurso de Tecnologia da Informação. O SISTEMA é a forma TEÓRICA como os processos se inter-relacionam uns cons os outros. NÃO tem necessariamente que incluir nenhuma parte informatizada. Caso o processo defina que as interações entre processos são verbais e registradas em papel, será um sistema se atender corretamente o ciclo PDCA.

A aplicação de ferramentas informatizadas para auxiliar na operação de sistemas de gestão SMS é válida e desejável. Estas ferramentas têm se desenvolvido muito nos últimos anos e serão objeto de discussão em artigo futuro.

Regulamentação não substitui Gestão Sistêmica

Conforme colocado na introdução, a área de SMS é muito regulamentada e muitas destas regulamentações são bastante descritivas, tais como as Normas Regulamentadoras, que concentram a maioria dos requisitos de Saúde e Segurança impostos às empresas no Brasil. O assunto é um pouco mais complexo quando se fala em Meio Ambiente, pois as legislações e consequentemente seus requisitos são bem mais dispersos do que aqueles de Saúde e Segurança. O que agrega dificuldade adicional na compreensão e cumprimento de requisitos ambientais.

Os bons profissionais da área acabam conhecendo satisfatoriamente os requisitos impostos pelas NR e pelas leis ambientais e conseguem navegar razoavelmente bem dentro deles. Desta forma o esforço e dedicação profissional dos indivíduos responsáveis pelas atividades de SMS dentro das empresas garante minimamente o atendimento legal necessário.

O risco de se ater somente ao restrito atendimento mínimo ao que é imposto pelos requisitos legais é um contumaz fraco desempenho e prováveis falhas na manutenção do próprio nível de atendimento geral aos requisitos legais impostos às empresas.
Isto pode ser exemplificado por um rápido estudo da aplicação da Norma Regulamentadora NR-4 – Serviços Especializados em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho. Muitos técnicos e engenheiros de segurança, médicos, enfermeiros e auxiliares de enfermagem interpretam a obrigatoriedade da contratação de profissionais de suas classes pelas empresas conforme o QUADRO II da NR-4 como uma garantia de emprego.

As empresas, por outro lado, enxergam esta obrigatoriedade como um limite máximo para a contratação de profissionais da área, independentemente da carga de trabalho imposta pelos requisitos impostos pelas demais Normas Regulamentadoras. Outra interpretação comum em empresas é que esta contratação é um “peso”, um “mal necessário” cujo único objetivo é livrar a empresa de multas específicas por não ter contratado estes profissionais. Como foram contratados a contragosto, terão muita dificuldade para conquistar respeito profissional e obter níveis adequados de recursos para desempenhar suas atividades.

Analisando somente o conjunto de requisitos impostos pelo conjunto das 36 Normas Regulamentadoras (status em julho de 2015 e contando!) e deixando temporariamente de lado os requisitos ambientais, claramente percebe-se um gargalo que impede o bom desempenho. A maioria destes requisitos são burocráticos e mesmo que muitas destas atividades acabem sendo contratadas de fornecedores externos, elas precisam ser minimamente controladas internamente, o que consome tempo e não garante a qualidade dos serviços contratados, caso os mesmos não sejam ferrenhamente fiscalizados.

Tempo também é consumido na execução direta pelos próprios profissionais de SMS da empresa de alguns dos requisitos impostos. Somando tudo isto, o tempo necessário para executar tudo acaba usualmente sendo maior que a carga horária disponível aos profissionais de SMS para que toda as atividades envolvidas sejam bem-feitas. Além de tudo isto, a maioria dos de dirigentes de empresas tem a expectativa de ter profissionais de SMS atuantes e presentes nos ambientes de trabalho, junto aos trabalhadores. Sem tempo para tal, esta expectativa justa e acertada acaba sendo frustrada, o que gera rancor contra as equipes de SMS e um sentimento de impotência nas mesmas.

Quanto à repetibilidade, como há a certeza de que todos os requisitos estão definidos no próprio corpo das Normas Regulamentadoras ou de outras leis ambientais, acessíveis e facilmente interpretáveis por qualquer um, não há a preocupação em procedimentar e capacitar os profissionais responsáveis pela execução das atividades ou mesmo definir backups para a realização destas atividades. Na maioria das vezes, os requisitos são cumpridos por mérito pessoal e mesmo abnegação dos profissionais envolvidos, que se esforçam muito para cumpri-los e recebem pouquíssimo – quando recebem – reconhecimento por isto. O problema ocorre quando há substituições na equipe ou férias por exemplo. A chance de “esquecer” algum requisito é ENORME.

Sistematizar é a Solução

Um sistema de gestão – de qualquer tipo, não somente de SMS – sempre parte de um mapeamento dos processos e da definição das interfaces entre os diversos processos envolvidos. A partir do mapeamento de processos a definição de atividades específicas a serem desempenhadas e da carga de trabalho exigida para cumpri-las fica lógica, assim como o dimensionamento das equipes necessárias para executar estas atividades e obter bom desempenho. Em qualquer sistema de gestão de SMS, o atendimento a requisitos legais sempre é um processo a ser considerado, o que garante o atendimento correto a estes e livra os profissionais das amarras impostas pela NR-4 para efetivamente atenderem à expectativa de “estar no chão de fábrica”.

Estrutura de um Sistema de Gestão SMS

Um bom sistema de gestão SMS, seja baseado nas normas ISO 14001, OHSAS 18001 ou ainda em outros referenciais têm alguns requisitos (processos) típicos:

– Liderança e Responsabilidade;
– Atendimento a Requisitos Legais
– Gestão de Riscos
– Recursos Dedicados à SMS
– Controle de Documentos e Registros
– Capacitação e Envolvimento de Funcionários
– Auditoria e Análise Crítica

De acordo com o referencial adotado, existem ainda outros requisitos, tais como Preparação e Resposta a Emergências, Gestão de Mudanças, entre outros.
A execução sistêmica dos planos concebidos em torno do atendimento aos requisitos de um sistema permite a busca pela excelência em gestão de SMS, que se traduz em geração de ambientes de trabalho saudáveis, seguros e que respeitam o meio ambiente.

Nos sistemas de gestão de SMS mais avançados, as atividades necessárias ao seu funcionamento não são todas desempenhadas pelos profissionais de SMS. Necessitam, no entanto, de direcionamento forte da liderança da empresa e suporte técnico qualificado de bons profissionais de SMS para que deem resultados.

Bons profissionais de SMS devem ter boa formação técnica, interesse em manterem-se atualizados e capacidades destacadas de relacionamento e liderança. Profissionais com estas qualidades são conscientes do seu valor e consequentemente mais caros que aqueles mais acomodados.

Opção: Atendimento Mínimo ou Sistema de Gestão

Além do custo com os profissionais envolvidos, o cumprimento de requisitos SMS exige recursos financeiros, independentemente da opção de se fazer isto como mero atendimento pontual a algum requisito legal ou como uma ação sistêmica prevista dentro de um sistema de gestão.

A opção de ter ou não ter um sistema de gestão de SMS acaba sempre sendo alinhada ao nível de risco tolerável pela empresa em questão. Empresas com maior tolerância ao risco não veem problemas em cumprir requisitos legais de forma marginal ou pontual. Consequentemente estarão sempre sujeitas a serem surpreendidas por eventuais falhas em atender determinado requisito. O que pode ser punido por multas.

Empresas com baixo nível de tolerância ao risco, normalmente fazem questão de terem sistemas de gestão de SMS bem desenvolvidos pois não desejam ter sua imagem exposta negativamente. Elas preferem a previsibilidade dos gastos continuados em SMS à (falsa) sensação de economia gerada pela opção consciente de “investir o mínimo possível”.

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Leonidas Brasileiro
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