Controle de Dados e Documentos com Google Apps

Controle de Dados e Documentos

Controle de Documentos é uma parte importantíssima de um sistema de gestão de segurança, saúde e meio ambiente, pois garante a estabilidade do mesmo. Sem um bom controle de dados e documentos, os processos tendem a repetir erros que já foram corrigidos em alguma ocasião mas, infelizmente, as soluções encontradas ficaram somente na cabeça de alguns funcionários e não devidamente transcritas em forma de procedimentos e instruções.

De forma ideal, todos os processos ligados ao sistema de gestão devem ser devidamente retratados em procedimentos e instruções. Isto representa uma carga de trabalho considerável e bastante propensa a erros por questões puramente burocráticas.

Produzir e controlar documentos exige muito esforço

De forma paradoxal, o conteúdo de um procedimento ou instrução é sua parte mais fácil. As pessoas que executam processos ligados à gestão de saúde, segurança e meio ambiente conhecem muito bem suas atividades e, seja de forma autônoma ou com algum suporte, conseguem transferir seu conhecimento para o papel de forma eficaz. A burocracia envolvida na publicação de documentos é que se torna bastante difícil.

Os requisitos de controle de documentos incluem formatação, edição, codificação, revisão, aprovação e (ufa!) disponibilização ao público interessado. Existem diversas formas de se cumprir todas estas etapas, seja em papel, de forma eletrônica ou híbrida.

Controle Manual de Documentos

O controle manual de documentos, em que estes são impressos, assinados e colocados em pastas e tem cópias físicas carimbadas como forma de disponibilização aos interessados é claramente anacrônico. Embora seja eficiente para baixo volume de documentos (em uma pequena empresa, por exemplo), não é eficaz quando se tem um grande volume de documentos ou quando estes devem ser disponibilizados em áreas muito distantes.

Controle Informatizado de Documentos

Existem diversos sistemas informatizados projetados para este fim. Na maioria das vezes, o grande foco destes sistemas é em prover um repositório seguro para os documentos, controlar versões e datas de revisão e, em alguns casos, oferecer meios de criação e edição de documentos dentro de um ambiente controlado. O que acaba ocorrendo na prática é uma certa subutilização destes sistemas, o que acaba levando ao terceiro tipo de controle de documentos.

Controle Híbrido de Documentos

Neste tipo de controle – em minha experiência o mais comum – os documentos são gerados em editores de texto normais (Word, por exemplo) e depois importados para algum sistema de gestão de documentos. Em alguns casos, estes documentos são impressos, assinados, escaneados e importados como imagens. A vantagem do controle informatizado acaba sendo anulada pelo uso do modo manual de criação e aprovação dos documentos. Ainda pior que isso, o uso do formato de imagem impede a procura dentro do documento através do comando CTRL+F usado tanto em editores de texto quanto em arquivos Adobe Acrobat (.pdf).

Uma maneira diferente de controlar documentos

Tanto o controle manual quanto o informatizado e mesmo o híbrido (que acaba sendo o mais comum) apresentam desafios pois acabam refletindo a maneira de pensar de quem elabora e controla estes documentos. Há uma necessidade de colocar ordem, índices e formas de arquivamento a estes dados. Em diversas situações a maneira com que esta necessidade é atendida  acaba lembrando as estruturas que seriam usadas em uma biblioteca física, o que limita bastante a maneira de procurar e acessar os documentos.

A proposta deste artigo é apresentar uma pequena ruptura. Deixar de lado a preocupação com a forma final da informação e preocupar-se mais com o conteúdo, que é o que realmente importa. Como fazer? Deixar o Google Apps trabalhar!

Uso do Google Apps para Controle de Documentos

Passo 1 – Criar a conta Google

Tudo começa com uma conta do Google. Como será necessário que diversas pessoas tenham acesso aos documentos, existem duas formas de prover este acesso: Com uma conta comum, será necessário convidar individualmente cada pessoa que poderá acessar os documentos. Em se tratando de uma empresa, este tipo de acesso não faz muito sentido. É bem melhor ter uma conta Google Apps for Work com seus diversos usuários. Por padrão, todos os usuários de um mesmo domínio tem acesso ao mesmo espaço do Google Drive e aos Google Docs ali contidos.

Tanto a criação de uma conta do Google “normal” quanto a criação de uma conta Google Apps for Work é bem fácil, basta acessar o link específico, facilmente encontrado com uma pesquisa do… Google!

Passo 2 – Criar uma estrutura de Diretórios no Google Drive

Os documentos devem ser colocados de forma lógica no Google Drive para facilitar sua procura por nós, humanos. Uma alternativa é criar os diretórios conforme fiz para a gestão interna da  LeonidasSeg:

Diretórios no Google Drive
Estrutura de Diretórios dentro do Google Drive

O diretório real contendo o exemplo de estrutura apresentado pode ser acessado por este link:

https://drive.google.com/folderview?id=0B1aFrp3klYZzZ01rYUZaYm1rUmM&usp=sharing

Os documentos contidos neste local são somente para visualização.

Passo 3 – Instale alguns Complementos

A criação e edição de documentos com o Google Docs é simplesmente fantástica. É possível trabalhar tanto online quanto offline e diversas pessoas podem trabalhar no mesmo documento. Além disto, as revisões e comentários ficam salvos para posterior consulta, atendendo a alguns requisitos de controle de documentos impostos pelo sistema de gestão, especialmente aqueles baseados nas normas das séries ISO 14001 e OHSAS 18001.

É necessário, porém, dotar o Google Docs da capacidade de controlar a aprovação de documentos e gerar sumários. Isto pode ser feito através da instalação de complementos que fazem estas funções. No caso presente, foram escolhidos os complementos gratuitos Letter Feed “Workflows” para controlar as aprovações e LumApps “Table of Contents”. Ambas as empresas têm versões pagas de seus complementos que atendem ainda melhor as necessidades de controle de documentos e, quiçá, possam ser usados de maneira autônoma e não complementar como no presente exemplo.

A instalação de complementos é bem fácil. Basta criar ou abrir um documento de texto qualquer com o Google Docs, navegar pelo menu “Complementos”, escolher, instalar e ativar os complementos indicados.

Passo 4 – Crie alguns modelos de documentos

Para facilitar a vida dos criadores de documentos, é conveniente criar e disponibilizar modelos que possam servir como base para novos documentos. No caso atual, foram disponibilizados dois modelos: Modelo de Instrução e Modelo de Procedimento. Ambos estão disponíveis na pasta “0 – Modelos” dentro da estrutura de diretórios apresentada anteriormente.

Passo 5 – Explique o processo de gestão de Documentos

Como a gestão de documentos via Google Apps é uma pequena ruptura, causará desconforto pois os usuários sentirão falta de algumas etapas às quais estavam acostumados. Não será mais necessário assinar e escanear documentos, por exemplo, e alguns usuários realmente se sentem confortáveis tendo um documento físico nas mãos.

A melhor maneira de explicar um processo é um PROCEDIMENTO. Para explicar como é feita a gestão de documentos e dados na LeonidasSeg, foi criado o procedimento “LSEG-PRO-001”, disponível na pasta “2 – Procedimentos” da estrutura de diretórios criada.

Passo 6 – Convide todo mundo e controle os acessos

Após criada a estrutura e dada uma explicação básica sobre como a gestão de documentos é feita, está na hora de convidar as pessoas que de fato criarão e revisarão os documentos. Para fazer isto, é só acionar a funcionalidade de compartilhamento da pasta principal (no caso, “LeonidasSeg”). Explicações detalhadas sobre o modelo de compartilhamento do Google Drive pode ser encontrada aqui.

Passo 7 – Disponibilize os Documentos ao Público de Interesse

Um procedimento é tão bom quanto a sua efetiva aplicação e, para que seja aplicado, deve estar acessível. Ainda que os usuários “leigos” do Sistema de Gestão possam acessar diretamente o Google Drive para obter os documentos, esta não é uma forma elegante de disponibilizá-los. Em vez disso, foi optado por fazer um Google Site, disponível neste link:

https://sites.google.com/a/leonidasseg.com.br/leonidasseg-interno/.

Neste site, a opção do menu “Documentos do Sistema de Gestão” logo abaixo da opção “Início” na lateral esquerda da página, exibe um quadro importado do Google Drive com toda a estrutura de diretórios para fácil consulta e acesso aos documentos contidos em cada diretório.

Bônus – Nem todo formulário é para ser impresso

Nas experiências com o Google Apps, me deparei com uma ferramenta muito interessante que é o Google Forms. Por que fazer um formulário no Google Docs e obrigar o usuário a preenchê-lo, imprimi-lo e até escaneá-lo para enviar de volta quando é possível fazer toda a coleta de dados de forma eletrônica e salvar os dados automaticamente em uma planilha? De forma bem resumida é isto que um formulário criado com o Google Forms faz. Tudo isto no ambiente seguro do Google Drive!

Veja o exemplo de um formulário bem simples (e ainda incompleto) criado recentemente como exercício para coletar dados:

https://docs.google.com/a/leonidasseg.com.br/forms/d/12kGYCG5-U7Mk1Bca8ilGP42PpSXxZIxsGJBZAOSXjFU/viewform

E, abaixo, a planilha com alguns dados coletados:

https://docs.google.com/a/leonidasseg.com.br/spreadsheets/d/14lFCFIfCOhhOeEXwb4MTcBoKjFkibc7AMpPUr_s05lE/edit?usp=sharing

Legal, não?

Conclusão

A combinação do uso do Google Drive com o Google Apps pode fornecer uma alternativa leve e interessante para controle de dados e documentos.

Ainda que provoque estranhamento e até algum desconforto, a maneira mais livre de se lidar com documentos de um Sistema de Gestão de Saúde, Segurança e Meio Ambiente permite que as pessoas envolvidas com o sistema dediquem mais tempo a desenvolver e aplicar o conteúdo dos procedimentos do que a escrever, reescrever, aprovar e disponibilizar documentos. Como o Google Apps já cuida automaticamente da formatação, revisão e aprovação de documentos, não há porque dedicar tantos esforços a estas tarefas burocráticas.

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Leonidas Brasileiro
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