Gestão de Conformidade em SMS

     Conformidade, ou Compliance, é a ação de se manter aderente a todos os requisitos legais aos quais uma organização está sujeita.

     Quando se restringe o foco às questões de SMS, o assunto parece até meio óbvio. As regulamentações de Segurança, Meio Ambiente e Saúde são relativamente bem estabelecidas através das Normas Regulamentadoras, da Política Nacional de Meio Ambiente e da Lei de Crimes Ambientais.

     Na realidade, o assunto assume uma complexidade tal que é bastante difícil encontrar empresas que entendem e CUMPREM com todos os requisitos estabelecidos.

     Neste artigo apresentaremos um modelo básico de mapeamento dos requisitos legais e mostraremos o que é necessário para obter Conformidade em SMS.

Muitos Requisitos de Muitas Fontes Diferentes

     Mesmo considerando o foco restrito da Conformidade em SMS, percebemos que é muito difícil conhecer TODOS os requisitos aos quais uma organização está sujeita.

    Esta dificuldade vem do fato de que existem muitas fontes de requisitos. Em alguns casos, quando a organização assim escolhe ou seus clientes impõem, são ainda adotados requisitos adicionais, mais restritivos que os regulamentares.

     De modo geral, as fontes de requisitos são:

  • Leis e Decretos Federais;
  • Leis e Decretos Estaduais;
  • Leis e Decretos Municipais;
  • Resoluções Ministeriais, de Autarquias e Secretarias;
  • Diretrizes Corporativas:
    • da própria empresa;
    • de clientes;

     A relação acima está muito simplificada para efeitos didáticos. Na prática, existe uma complexidade bem maior, pois muitas vezes as regulamentações são articuladas entre si de pelo menos duas maneiras: a Federação delega aos Estados alguns aspectos da Regulamentação Ambiental, e estes, por sua vez, delegam aos Municípios.

     Há ainda Leis que estabelecem princípios gerais e são regulamentadas por Decretos. Os textos, longos e chatos são muito confusos. Não raro faz-se necessário consultar um advogado para definir se algo é “sim” ou “não”. E ainda há brechas que precisam ser interpretadas.

     No caso das brechas da legislação, a dica é sempre avaliá-las da forma mais restritiva, que é como a fiscalização e o juízo interpreta. Trata-se de um exercício bem difícil, pois geralmente esta interpretação mais rigorosa da legislação contraria os interesses do empresário.

     Infelizmente é necessário, pois evita frustrações futuras, em uma ação de crime ambiental, por exemplo.

     No caso dos requisitos autoimpostos, oriundos de Diretrizes Corporativas, a interpretação costuma ser mais direta. E a cobrança mais intensa.

Como Gerenciar a Conformidade em SMS

     Compreendida a complexidade e a importância da tarefa, oferecemos um roteiro para implementar este gerenciamento nas etapas listadas a seguir.

Obtenha acesso aos Requisitos

     A primeira etapa é simplesmente listar todos os requisitos. Uma lista pode ser feita a partir das contribuições de todos os envolvidos nas atividades regulamentadas da empresa. Se existe alguma regulamentação, é bem provável que os profissionais da área saibam.

     Podem ser usadas ainda as fontes relacionadas abaixo:

Normas Regulamentadoras: Este é o ponto de partida. É necessário estudá-las e entender quais são aplicáveis ao seu negócio.
Instruções do Contador: os contadores têm contato com muitas empresas e normalmente são as primeiras pessoas que o empresário consulta quando tem alguma dificuldade. Devido a esta exposição, eles tem muito conhecimento (mesmo fora de suas áreas) e podem instruir, ou pelo menos, apontar caminhos.
Publicações de Associações de Classe: Associações Comerciais e Profissionais costumam prestar auxílio aos seus associados. Muitas já tem mapeados os requisitos a serem atendidos pelo mercado em que atuam.
Consulta a Serviços Profissionais de SMS: Os profissionais da área tem obrigação profissional de saber os principais requisitos relacionados a cada atividade. Caso não saibam, têm condições de pesquisar e encontrar as respostas. Estes profissionais podem ser funcionários da empresa ou serviços de consultoria especializada.
Demanda do Cliente: Clientes mais exigentes costumam detalhar muito bem seus requisitos. Normalmente adotam os próprios requisitos legais e alguns adicionais. São uma excelente fonte de conhecimento.

Mapeie os requisitos pertinentes

     Listados os requisitos, é necessário entender quais são, de fato, aplicáveis à empresa. Os requisitos podem ser classificados em:

Geográficos: Verifique não somente onde é a base de sua empresa mas também onde serão executadas as atividades. Pode ser necessário atender a requisitos específicos do local onde se encontra o canteiro de obras. Isto é particularmente importante quando se pensa em requisitos ambientais.
Atividade Econômica: Verifique quais são os requisitos impostos ao CNAE da sua empresa. As Normas Regulamentadoras NR-4 e NR-5 são bons exemplos de definição de requisitos em função de Atividade Econômica.
Tipo de Serviço Prestado: Especial cuidado deve ser tomado em mapear requisitos impostos pelo tipo de serviço a ser prestado. Como estas regulamentações não vêm somente das Normas Regulamentadoras, é comum as empresas falharem em sua identificação. Aqui deve ser dada atenção às Agências, Secretarias e órgãos similares.
Função dos Trabalhadores: Algumas funções especializadas têm requisitos impostos não só pelas NR como pelas Agências Regulamentadoras e outros órgãos do governos. Em muitos casos, os requisitos são impostos por associações profissionais, como IRATA, IOGP e outras.

Atenda aos Requisitos

     Não basta mapear os requisitos. É necessário efetivamente atendê-los. A empresa deve planejar e executar as melhorias necessárias. Infelizmente, por mais absurdo que algum requisito pareça, deve ser atendido, pois em algum litígio, sempre vale o que está escrito no requisito, independente do “bom senso” aplicado em boa fé pelo empresário.

     Até existe a possibilidade de suspender um ou outro requisito, mas é uma demanda longa e difícil que exige envolvimento de advogados e articulação entre as empresas e poder público. A chance de sucesso é, na verdade, bem pequena.

     Além das melhorias físicas, há a necessidade de capacitar as equipes, seja por exigência de algum requisito específico ou até mesmo para sedimentar o conhecimento necessário para manter as melhorias implementadas.

     Um ponto extremamente importante no que se refere a atender requisitos, é GERAR EVIDÊNCIAS. Tudo deve ser documentado. Há casos em que são necessários documentos específicos, como projetos com Anotação de Responsabilidade Técnica. Em outroscasos, atas assinadas, listas de presença e fotografias são suficientes.

Sistematize tudo – Rode o PDCA e trave o retrocesso

     Para que a conformidade seja SUSTENTÁVEL, é necessário que tudo seja sistematizado. O esforço realizado para se obter conformidade precisa ser replicável facilmente. Uma forma de se fazer isto é através da metodologia PDCA (Plan – Do – Check – Act) emprestada da Gestão da Qualidade. Tudo deve ser colocado em um plano (Plan), este plano deve ser executado (Do), deve ser verificado o nível de sucesso do plano (Check) e os aprendizados obtidos durante o processo devem ser retroalimentados ao Plano.

PDCA
PDCA

     Este plano, assim como todo o conhecimento amealhado durante a sua execução, devem ser transformados em procedimentos formais da empresa. Esta é a única maneira de impedir a dispersão do conhecimento. Esta dispersão acaba obrigando as empresas a “reinventarem a roda” e refazer todos os planos sempre que se veem em situações em que devem provar sua conformidade regulamentar.

Use Ferramentas de Gestão

     A aplicação correta do ciclo PDCA e a sistematização através de procedimentos certamente garante a estabilidade do processo de manutenção da conformidade.

     O que temos visto ao longo do tempo, no entanto, é que boa parte dos processos desenvolvidos com muito boa intenção e profissionalismo, dependem demasiadamente da capacidade e dedicação da equipe responsável pela sua execução. Muitas tarefas manuais, feitas com base em planilhas eletrônicas e verificações manuais são pouco tolerantes a erros e expõem as empresas a potenciais multas, sanções administrativas e perda de credibilidade junto aos clientes. Outro fator preocupante é que estes controles manuais tiram o foco das equipes de SMS das atividades operacionais para as quais são preparadas e tem aptidão.

     O ideal é usar ferramentas de gestão informatizadas. Existem softwares e serviços especializados em levantar requisitos, aferir o nível de atendimento e inclusive gerenciar evidências. Usando estes sistemas, a equipe responsável fica livre para executar de fato suas atividades em vez de ter que usar seu precioso tempo em atividades burocráticas.

     No que se refere à Gestão de EPIs, por exemplo, a LBM DATA – empresa irmã da LeonidasSeg – pode oferecer uma solução que garante a conformidade, pois registra as entregas através de biometria e garante a guarda das evidências exigidas (Fichas de EPI) de maneira eletrônica.

     Para a comprovação de conformidade de modo geral, a LBM DATA está desenvolvendo uma solução específica, que será apresentada até o final do ano. Até lá, a LBM DATA pode auxiliar sua empresa customizando, validando e gerindo as planilhas de conformidade, cujos modelos podem ser encontrados abaixo:

Use as planilhas apresentadas para verificar o nível de conformidade de sua empresa.

Caso tenha dúvidas, entre em contato!

 

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Leonidas Brasileiro
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