Gestão de Segurança Patrimonial – Rotinas Típicas

Ronda de Segurança Patrimonial

Rotinas Típicas de Segurança Patrimonial

A seguir são apresentadas as rotinas de Segurança Patrimonial mais comuns, e dicas de como devem ser implementadas.

Controle de Acesso

Esta é a parte mais visível da Segurança Patrimonial, a primeira coisa que se nota em uma empresa e a que causa a primeira impressão.

O Controle de Acesso tem por finalidade filtrar e disciplinar a entrada dos diferentes públicos nas instalações da empresa contratante. Tipicamente se divide conforme os tópicos a seguir.

Acesso de Pessoas

Trata-se do controle de acesso de pessoas às instalações da empresa. É facilitado quando são usadas catracas e sistemas de controle de acesso. Mesmo quando tais sistemas não existem, todo acesso deve ser devidamente registrado.

Funcionários

O acesso de funcionários é o mais simples de ser controlado, pois estes portam seus crachás, que facilitam sua identificação e serve como “chave” para desbloqueio das catracas ou portas de acesso à empresa.

Quando tais dispositivos não existem, o controle feito pelo elemento humano deve ser mais rigoroso, exigindo a exibição do crachá e, quando necessário, anotando dados do funcionário e data/hora de entrada/saída.

Prestadores de Serviços

Este controle é o que costuma ser mais útil à Segurança do Trabalho. Prestadores de Serviços sempre representam riscos adicionais e a qualificação da empresa e de seus funcionários deve obrigatoriamente ser checada.

Sugere-se que este acesso somente seja permitido àqueles prestadores previamente aprovados por um filtro feito pela Segurança do Trabalho.

Uma vez apresentados na portaria, o profissional da Segurança Patrimonial confirma que todos estão autorizados, avisa ao responsável pelo serviço e permite a entrada.

É prática comum tomar nota da relação de ferramentas e equipamentos sendo trazidos pelo prestador. Esta relação é conferida na saída e eventuais diferenças devem ser explicadas ao tomador do serviço.

É importante identificar todos os prestadores que estão na empresa. Isto pode ser feito através de crachás diferenciados.

Visitantes

Da mesma forma que os prestadores de serviços, somente deve ser permitido o acesso à visitantes previamente autorizados.

Àqueles que se apresentam na portaria sem ter nada agendado, podem ser inclusive adotadas práticas de atendimento de suas demandas já na portaria. Pessoas em busca de emprego ou fornecedores oferecendo serviços podem ser direcionados a contatar o tomador do serviço por e-mail, por exemplo.

Aos visitantes previamente autorizados, devem ser coletados seus dados de identificação e fornecido crachá de acesso.

Acesso de Veículos

O controle de acesso de veículos deve ter práticas diferentes para veículos de passeio e de carga. Nos parágrafos a seguir serão explicadas as particularidades das rotinas aplicáveis a cada categoria e suas sub-categorias.

Veículos de Passeio

O acesso de veículos de passeio ao perímetro da empresa deve sempre que possível, ser evitado. De preferência, o estacionamento deve ser externo à empresa. Desta forma são eliminadas diversas possibilidades de furto de materiais e mesmo de burla ao sistema de acesso e ponto, importantíssimo para a gestão de RH.

Caso ocorra o acesso, toda entrada deve ser anotada. Na saída, pode ocorrer revista dos veículos e deve ser “dado baixa” na entrada. Embora a eficácia da revista seja sempre questionada, pois ela tende a ser superficial, é importante fazê-la. É uma maneira de dissuadir os malfeitores de ocasião e uma forma de flagrar aqueles que ficam nervosos ao passarem pela revista e acabam por se trair.

Empregados

Embora gere muitas e repetidas reclamações, o acesso dos veículos dos funcionários somente deve ser permitido caso cada veículos seja previamente autorizado. A razão de o fazer é evitar o acesso de estranhos ao local do estacionamento, o que seria possível caso todos os veículos não estivessem mapeados. A alternativa de verificação do crachá do motorista na entrada só é eficiente quando há cancelas que o usam para abrir. O controle humano é totalmente ineficiente e propenso a erros.

A revista deve ser feita, mesmo que seja por amostragem e gere desconforto nos funcionários, pelas razões explicadas acima.

Visitantes

O acesso de veículos de visitantes é similar ao dos funcionários. Somente deve ser permitido o seu acesso depois de devidamente identificados e autorizados. Caso os mesmos tragam materiais de trabalho ou amostras de produtos, estes devem ser discriminados à entrada.

Seus veículos devem, preferencialmente, ficar em vagas exclusivas para visitantes, segregadas das demais.

À saída, os mesmos podem ser sujeitos à revista.

Gestores

Algumas empresas adotam estacionamentos privativos para seus executivos. Este é um problema adicional para a Segurança Patrimonial. Muitas vezes estes executivos são arrogantes e não gostam de ser submetidos às mesmas práticas que os demais funcionários. A alguns só interessa o local privilegiado do estacionamento. Infelizmente às vezes ocorrem situações de executivos (ou até mesmo aspirantes) tentarem forçar a barra para obter acesso facilitado usando o argumento do “sabe com quem está falando?”.

A postura descrita acima, que não está sob o controle do vigilante ou porteiro responsável pelo primeiro contato com o executivo, deve ser evitada a todo custo. Se e quando ocorrerem, o profissional de segurança deve ser apoiado e o executivo, notificado. A este, deve ser dado o entendimento que o seu mau comportamento influencia negativamente toda a organização.

Os privilégios dirigidos ao acesso de veículos de executivos devem se limitar à posição privilegiada no estacionamento e redução na frequência da revista.

Veículos de Serviço

Os veículos de serviço têm a possibilidade de circular em locais não permitidos a outros tipos de veículos. Por isso, deve ser dedicada especial atenção ao seu acesso. Somente deve ser permitido o acesso quando necessário, ou seja, quando o veículo é indispensável para executar o serviço ou transportar materiais para o local do serviço.

Quaisquer materiais e ferramentas sendo transportados devem ser relacionados e, preferencialmente, terem suas notas fiscais. Na saída, deve ser feita a conferência de tudo o que entrou e saiu.

O veículo deve trafegar somente com o motorista. Os demais ocupantes devem ir a pé. Isto é necessário para prevenir furtos ou mau comportamento. Dentro do habitáculo do veículo podem ser realizadas conversas inadequadas que levem a más decisões. O motorista, sozinho, tende a ser mais atento e obedecer melhor as regras impostas pelo cliente.

Veículos de Carga

As regras para o transporte de carga são basicamente as mesmas aplicáveis aos veículos de serviços. A diferença é um rigor muito maior na conferência de notas fiscais tanto na entrada quanto na saída.

Somente deve ser permitida a entrada de cargas cujas notas fiscais estejam impecáveis e tenham sido autorizadas pelo recebedor. Jamais deve ser permitida a entrada com documentação pendente. A tendência disto se transformar em uma grande dor de cabeça é enorme.

Na saída dos transportes de carga também deve ser feita a verificação das notas fiscais e também uma conferência visual do que está sendo efetivamente saindo do local. Essa conferência pode ser difícil em função do desconhecimento dos bens sendo transportados. Por isso, se faz necessário treinar os responsáveis ou dedicar um conferente.

Recebimento e Separação de Correspondências

Como o correio é entregue na portaria das empresas, é natural que ali seja feito o recebimento e separação de correspondências.

Para que esta atividade seja feita de maneira satisfatória é necessário definir algumas regras:

  • Para onde são encaminhadas as correspondências recebidas: Correspondências podem ser entregues nos departamentos ou estes podem simplesmente ser comunicados de que devem buscar suas correspondências no local de separação das mesmas. Embora seja mais confortável aos diversos departamentos e funcionários, a primeira opção sobrecarrega a equipe de Segurança Patrimonial, que precisa deslocar um de seus componentes para fazer as vezes de carteiro. Sempre que possível, sugere-se adotar a segunda abordagem, solicitando aos destinatários que busquem suas correspondências em um local determinado.
  • O que fazer com cartas destinadas a ex-funcionários ou destinatários desconhecidos: Dada a volatilidade natural da mão de obra nas empresas, o hábito de endereçar correspondências pessoais ao endereço profissional e o recebimento de correspondências profissionais, surge um problema quando nos deparamos com objetos destinados a ex-funcionários. Sendo assim, sugere-se que não sejam recebidas cartas pessoais destinadas a ex-funcionários, rejeitando-as ao Correio. No caso de correspondências profissionais, estas devem ser direcionadas aos chefes dos departamentos aos quais pertenciam os ex-funcionários aos quais tais objetos eram destinados. A maneira de diferenciar objetos pessoais dos relacionados ao trabalho precisa ser procedimentada e sempre que houver dúvidas, o objeto deve ser rejeitado.
  • Como tratar pacotes suspeitos: Embora possa parecer pouco provável para empresas brasileiras o recebimento de tais objetos, algumas empresas de origem estrangeira (principalmente norte-americana) definem que é necessário padronizar a forma de receber estes itens. A forma usual é, primeiramente, se possível, rejeitar pacotes malfeitos, ruidosos, malcheirosos ou com mensagens de ódio. Caso não seja possível rejeitar, devem ser colocados em locais segregados – recomenda-se uma caixa metálica que possa resistir a uma explosão – e as autoridades devem ser avisadas.
  • Limites de recebimento de cartas e mercadorias pessoais: O recebimento de itens pessoais em excesso pode sobrecarregar o serviço, desperdiçando tempo e recursos. Desta forma, os funcionários devem ser orientados a somente direcionar para seu endereço profissional suas correspondências de cunho profissional. Cartas de bancos, faturas de cartões de crédito, comunicações de familiares e etc. devem ser endereçadas a suas residências. Especialmente o recebimento de bens e mercadorias deve ser evitado, pois impõe uma tarefa adicional à Segurança Patrimonial: a guarda destes, que muitas vezes são bastante caros. Caso aconteça algum infortúnio durante o período em que estão aguardando a retirada pelo proprietário, a reação natural é culpar os profissionais da Segurança Patrimonial pelo dano ou sumiço do material.

Estas diretrizes devem ser comunicadas a todos da empresa e rigorosamente respeitadas.

Operação de CFTV – Circuito Fechado de TV

O CFTV é um ótimo aliado da Segurança Patrimonial. Seu uso permite ter uma maior abrangência e melhor qualidade no serviço. A possibilidade de gravar as imagens e recuperá-las posteriormente oferece uma possibilidade ímpar de investigar ocorrências e até mesmo melhorar o serviço, usando as imagens como base de aprendizado.

Seu uso, no entanto, requer disciplina, conhecimento especializado e manutenção constante. Não basta instalar o sistema e esquecê-lo. As mídias eventualmente ficam saturadas e não é mais possível gravar imagens, as câmeras queimam, saem de posição, ficam embaçadas ou são bloqueadas por árvores. O sistema deve ser verificado constantemente e a recuperação de imagens requer habilidade em operar o sistema de CFTV.

Mesmo os sistemas automáticos de vigilância eletrônica, que disparam alarmes quando detectam movimentações, podem ser enganados por pássaros ou pelo balançar dos galhos de uma árvore, por exemplo.

Idealmente um CFTV deve contar com um operador que identifique as imagens e alerte a equipe de solo caso veja alguma normalidade. Há também a questão da monotonia da atividade de observação das imagens. É muito fácil para o operador se distrair ou até mesmo cochilar durante o serviço. Para sanar estes problemas, a atividade deve ser supervisionada.

Rondas

As rondas são as atividades mais típicas e, talvez, mais importantes desempenhadas pela Segurança Patrimonial.

Durante a ronda o profissional deve observar se tudo está em ordem: cerca, acessos, organização do local, etc. Irregularidades devem ser registradas e comunicadas aos responsáveis imediatamente, normalmente via rádio tipo “walkie-talkie”.

Ainda que seja uma atividade importantíssima, é difícil de fazer com que se cumpra adequadamente, especialmente à noite e/ou sob mau tempo.

O profissional que fará a ronda deve estar afeito à tarefa e ter alto grau de comprometimento.

Atualmente são usados os bastões de ronda para garantir que as rondas sejam feitas. Estes bastões são portados pelo vigilante que deve acioná-lo em pontos específicos no perímetro sendo protegido. Para acionar, deve tocar com o bastão em receptores colocados nos locais especificados. O acionamento deve seguir uma sequência determinada e as rondas devem acontecer em intervalos determinados. Após a ronda, os dados coletados são sincronizados e é possível verificar os horários reais e respeito à sequência estabelecida.

Quaisquer irregularidades nos horários de início/fim da ronda, na sequência de acionamento ou intervalo entre “batidas” configura uma irregularidade que deverá ser investigada.

Interface com Órgãos Públicos

O serviço de Segurança Patrimonial realiza, necessariamente, o primeiro contato com qualquer autoridade pública que visite a empresa tomadora do serviço. Este é um aspecto crítico do trabalho, pois o mau atendimento pode causar sérios problemas.

A receita é tratar a todos de forma cordial e profissional.

Ao primeiro contato deve ser identificado o nome, cargo e organização que está sendo representada. Deve ser indagado qual o propósito da visita e qual área ou quem deve ser avisado.

Uma vez identificado o propósito, faz-se contato o mais rápido possível com a pessoa sendo procurada e com o tomador do serviço.

A tratativa de controle de acesso deve ser a mesma usada para Visitantes. Caso haja recusa em acatar normas da empresa, não se deve insistir e nem bloquear o acesso. O fato deve ser registrado e comunicado ao tomador do serviço.

Caso seja necessário aguardar, devem ser oferecidas boas instalações para que a autoridade aguarde e serem feitos contatos frequentes com a pessoa que deve receber a autoridade.

Alguns órgãos públicos (e privados no caso de Socorro Médico) devem ter atendimento diferenciado, especialmente quando estão realizando atividades de emergência. A seguir colocaremos alguns casos.

Polícia

Quando a autoridade policial solicita acesso ao perímetro, este deve ser concedido imediatamente. O aviso ao responsável deve ser feito exatamente neste momento.

Em casos emergenciais, até mesmo os veículos policiais podem ser autorizados a transitar em locais fora do circuito normal. Caso hajam riscos específicos nestes locais, os policiais devem ser avisados.

Bombeiros

O mesmo critério dos policiais se aplica aos bombeiros. Em casos de incêndios ou outras emergências graves, os veículos dos bombeiros têm prioridade sobre todos os outros.

Socorro Médico

cesso de socorristas médicos e seus veículos é prioritário. Normalmente estes veículos e profissionais são aguardados, pois são acionados por demanda da própria empresa.

Ao ver o(s) veículo(s) se aproximar(em), o portão deve ser aberto imediatamente e este(s) deve(m) ser direcionado(s) ao local da emergência.

Supervisão

Embora não seja muito complexo, o serviço de Segurança Patrimonial requer disciplina e liderança. Nem sempre os profissionais disponíveis a este tipo de serviço são os mais disciplinados. Muitas vezes são profissionais em início de carreira e/ou com baixos salários. Eles precisam ser motivados e liderados.

Por vezes o profissional de Segurança do Trabalho a quem foi delegada a gestão da Segurança Patrimonial quer ou sabe como liderar uma equipe de Segurança Patrimonial. De fato, nem deveria. Este papel deve ser desempenhado por um supervisor dentro da equipe de Segurança Patrimonial mesmo.

As atribuições do supervisor são:

  • Garantir que as rotinas são executadas conforme determinadas nos procedimentos;
  • Gerenciar ausências e adaptações da equipe;
  • Tratar das exceções;
  • Ser a interface local com o tomador do serviço;

Próximos Passos

No próximo artigo discutiremos a aplicação de ferramentas auxiliares à gestão de Segurança Patrimonial.

https://www.leonidasseg.com.br/gestao-de-seguranca-patrimonial-ferramentas-auxiliares

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